Tratamiento de datos personales en Adminedif

Ultima actualizacion: 14 de septiembre de 2026.

Esta politica regula el tratamiento de datos personales realizado por Adminedif en relacion con su sitio web, paneles de acceso, modulos de administracion comunitaria, portal de residentes y funcionalidades asociadas. Su contenido se prepara considerando la Ley N° 19.628 sobre proteccion de la vida privada y las modificaciones introducidas por la Ley N° 21.719, que moderniza el regimen chileno de proteccion de datos personales.

1. Responsable y alcance

Adminedif actua como proveedor de la plataforma y trata datos personales necesarios para prestar servicios de administracion de condominios, continuidad operacional, autenticacion, soporte, seguridad, facturacion, cumplimiento contractual y mejora razonable del servicio.

Cuando una comunidad, administradora o cliente utiliza la plataforma para gestionar informacion de residentes, propietarios, arrendatarios, trabajadores, proveedores u otros terceros, dicha organizacion puede actuar como responsable del tratamiento respecto de los datos que incorpora, actualiza o decide usar en el sistema. En esos casos, Adminedif puede actuar como encargado u operador tecnologico, segun la configuracion contractual aplicable y las instrucciones licitas del cliente.

Los clientes y administradores deben ingresar datos personales solo cuando cuenten con una base de licitud suficiente, informen a los titulares cuando corresponda y mantengan la informacion exacta, actualizada y pertinente para la finalidad comunitaria respectiva.

2. Datos que podemos tratar

Para residentes, propietarios y arrendatarios, los datos obligatorios por defecto son el nombre completo y el correo electronico. Otros datos personales, como RUT, telefono, direccion u observaciones, son opcionales mientras no exista una finalidad concreta, proporcional y licita que justifique solicitarlos como necesarios.

Podemos tratar datos de identificacion y contacto; datos de acceso y autenticacion, como credenciales, tokens, dispositivos confiables, registros de inicio de sesion e IP; datos operacionales de comunidad, como unidades, residentes, pagos, gastos comunes, documentos, relaciones de ocupacion y trazabilidad de acciones; datos laborales, cuando el cliente utilice modulos de RRHH; y datos tecnicos o de seguridad, como eventos de auditoria, actividad del sistema y registros necesarios para prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados.

Adminedif procura aplicar minimizacion de datos: solo se deben recolectar antecedentes adecuados, pertinentes y limitados a la finalidad que justifica el tratamiento. Si en el futuro una comunidad requiere hacer obligatorio un dato adicional, esa exigencia debera responder a una obligacion legal, contractual, operativa o de seguridad compatible con la Ley N° 21.719 y con los derechos del titular.

3. Finalidades y bases de tratamiento

Tratamos datos para habilitar el acceso a la plataforma, administrar comunidades, ejecutar pagos o conciliaciones, emitir documentos, mantener historiales de seguridad, responder solicitudes, enviar comunicaciones funcionales, cumplir obligaciones contractuales y legales, y resguardar la integridad del servicio.

Cuando corresponda, el tratamiento se apoya en el consentimiento del titular, en la ejecucion de una relacion contractual o precontractual, en obligaciones legales o reglamentarias aplicables, en el ejercicio regular de derechos y en intereses legitimos compatibles con la prestacion segura del servicio, tales como control de fraude, continuidad operativa, auditoria, seguridad de la informacion y defensa ante incidentes.

No se deberan usar los datos para finalidades incompatibles con aquellas que motivaron su recoleccion, salvo que exista una base juridica valida o una autorizacion informada del titular cuando corresponda.

4. Principios aplicados

El tratamiento de datos personales debe respetar principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, minimizacion, calidad y exactitud, transparencia, confidencialidad, seguridad, responsabilidad y respeto efectivo de los derechos de las personas titulares.

Los datos sensibles solo deberan tratarse cuando exista una habilitacion legal suficiente, consentimiento valido del titular o una finalidad estrictamente necesaria y permitida por la normativa aplicable. Adminedif no solicita datos sensibles a residentes por defecto.

5. Comunicaciones, proveedores y encargados

Adminedif no vende datos personales. Podemos comunicar o permitir acceso a datos a proveedores tecnologicos, servicios de correo, infraestructura, soporte, pasarelas de pago y otros subencargados estrictamente necesarios para operar la plataforma, siempre bajo deberes de confidencialidad y medidas razonables de seguridad.

Tambien podremos comunicar datos cuando la ley, una orden de autoridad competente o una obligacion contractual valida lo exija, o cuando sea necesario para proteger derechos, prevenir fraude o atender incidentes de seguridad.

Cuando existan encargados o subencargados de tratamiento, Adminedif procurara que actuen bajo instrucciones, confidencialidad, medidas de seguridad y condiciones contractuales compatibles con la normativa chilena de proteccion de datos personales.

6. Conservacion

Los datos se conservan por el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justifico su tratamiento, mantener respaldos operacionales, atender reclamaciones, cumplir plazos legales o contractuales, resguardar evidencia de seguridad y ejecutar procesos de auditoria. Cuando ya no exista una base legitima para conservarlos, se eliminaran, bloquearan o anonimizaran segun corresponda.

Los clientes que administren comunidades deben revisar periodicamente la vigencia de los datos personales que mantienen en la plataforma y eliminar, anonimizar o actualizar aquellos que ya no sean necesarios para la finalidad comunitaria que justifico su ingreso.

7. Seguridad

Adminedif aplica medidas tecnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, incluyendo controles de acceso, autenticacion, registros de auditoria, endurecimiento de carga de archivos, validaciones de seguridad, segregacion por perfiles, monitoreo tecnico y medidas para reducir accesos indebidos, alteraciones, perdida o divulgacion no autorizada.

En caso de incidentes de seguridad que puedan afectar datos personales, Adminedif evaluara su alcance, adoptara medidas de contencion y coordinara las comunicaciones que correspondan con clientes, titulares o autoridades competentes, segun la ley aplicable y el rol que tenga en el tratamiento.

Ningun sistema es completamente invulnerable, por lo que el usuario tambien debe resguardar credenciales, dispositivos y accesos otorgados a terceros.

8. Derechos de los titulares

El titular puede ejercer los derechos reconocidos por la normativa chilena, incluyendo acceso, rectificacion, supresion, oposicion, bloqueo y portabilidad cuando correspondan, ademas de solicitar informacion sobre el origen, finalidad, destinatarios y categorias de datos tratados.

Algunas solicitudes pueden estar sujetas a limites legales, contractuales, contables, de seguridad, conservacion de evidencia o cumplimiento de obligaciones de la comunidad. Si la informacion fue incorporada por una comunidad o cliente que usa Adminedif, la solicitud puede requerir coordinacion con dicho cliente para resolverla correctamente.

Las solicitudes deberan indicar, al menos, la identidad del solicitante, el derecho que desea ejercer y los antecedentes necesarios para ubicar la informacion. Adminedif y/o el cliente responsable podran pedir verificaciones razonables para evitar accesos o modificaciones no autorizadas.

9. Menores de edad

Adminedif no esta orientado al uso autonomo por menores de edad. Si una comunidad registra datos de menores en el contexto de administracion habitacional o documental, dicho tratamiento debe fundarse en una base juridica valida y bajo responsabilidad de quien incorpora esa informacion al sistema.

10. Transferencias internacionales

Algunos servicios tecnologicos o de infraestructura pueden implicar almacenamiento o procesamiento fuera de Chile. Cuando ello ocurra, Adminedif procurara utilizar proveedores con controles razonables de seguridad y condiciones compatibles con la normativa aplicable y con los compromisos asumidos frente a sus clientes.

11. Contacto y actualizaciones

Las solicitudes relacionadas con privacidad, seguridad o ejercicio de derechos pueden canalizarse mediante los mecanismos de contacto publicados por Adminedif o por la comunidad administradora correspondiente. Esta politica puede actualizarse para reflejar cambios operativos, regulatorios o tecnologicos; la version vigente sera la publicada en este sitio.

Importante: si Adminedif define formalmente una razon social, RUT, domicilio legal o canal especifico de atencion de derechos de datos personales, esta seccion debe completarse con esa informacion.